Офис-менеджер

Встреча и прием посетителей, организация пропускного режима;

Ведение делопроизводства: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, в том числе отправка писем по Почте России, составление приказов по основной деятельности (редактирование документов по правилам документооборота и проектов документов, сбор документов на подпись генеральному директору, распределение корреспонденции и документов.

Жизнеобеспечение офиса: заказ канцтоваров;

Прием и распределение входящих звонков, актуализация внутреннего телефонного справочника, корпоративная связь. Выдача (хранение) и блокировка сим-карт;

Ведение документооборота: регистрация служебных записок, приказов, распоряжений, правил, положений, инструкций, регламентов; учет, хранение, архивирование документов;

Организация деловых поездок сотрудникам (заказ билетов, бронирование гостиниц);

Подготовка счетов организации на подпись генеральному директору, оттиск печати, сканирование, отправка счетов в финансовый отдел;

Ведение реестра счетов а также их учет (присвоение номера к каждому счету);

Ежемесячно отслеживать оплату счетов (интернет, корпоративная связь, внутренняя связь (стационарные телефоны), а также следить за пополнением баланса по покупке билетов. В первых числах месяца запрашивать счет и отправлять в оплату.

Администратор ЭДО (электронного документооборота).